เทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

⏱ จัดการเวลาให้ดี

การที่ใช้เวลามากไม่ได้หมายความว่าการประชุมจะออกมามีประสิทธิภาพเสมอไป ผู้ที่จัดการประชุมจึงควรพิจารณาให้ดีว่าการประชุมแต่ละครั้งควรใช้เวลาสั้นหรือยาวแค่ไหน ในระหว่างประชุมก็ต้องระวังเรื่องการพูดคุยเรื่องอื่น ๆ ที่นอกเหนือจากวาระการประชุมจนมากเกินไป เพื่อให้การประชุมจบลงตรงตามเวลาที่กำหนดไว้

👨‍💼 เชิญเฉพาะคนที่จำเป็นต้องเข้าประชุมจริง ๆ เท่านั้น

บางคนอาจคิดว่าการเชิญคนในทีมที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมด้วยทุกคนเป็นสิ่งที่สมควรทำ แต่ในความเป็นจริงแล้วบางคนอาจไม่จำเป็นต้องเข้าประชุมด้วยเสมอไป ซึ่งจะทำให้เขาเสียเวลาในการทำงานไปโดยใช่เหตุ

🙋‍♀️ เปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมมีส่วนร่วม

การที่มีเพียงคนใดคนหนึ่งผูกขาดการพูด หรือเสนอความเห็นอยู่เพียงคนเดียว อาจเป็นการปิดกั้นและทำให้เสียโอกาสที่จะได้ข้อมูลหรือไอเดียใหม่ ๆ จากคนอื่นได้

🏠 เลือกสถานที่ให้เหมาะสม

บ่อยครั้งที่การประชุมมักจะเกิดขึ้นในสถานที่เดิม ๆ ที่อาจไม่เหมาะสำหรับการประชุมในบางหัวข้อ หรือไม่เหมาะกับคนบางกลุ่ม ซึ่งอาจลดประสิทธิภาพในการประชุมลง จึงควรปรับเปลี่ยนสถานที่ประชุมดูบ้าง เพื่อเปลี่ยนบรรยากาศ

📃 สรุปรายละเอียดอีกครั้งก่อนปิดการประชุม

ก่อนปิดการประชุมควรจะมีการสรุปถึงสิ่งที่เพิ่งพูดคุยไปในที่ประชุมอีกครั้ง และอาจมีการจ่ายงานให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนให้ชัดเจน

–

ที่มา: https://bit.ly/2KLTbO9